Mitgliederverwaltung: Selber machen oder auslagern?

Mitgliederverwaltung durch externe Dienstleister
Wenn es bei der Mitgliederverwaltung zu unübersichtlich wird, können externe Dienstleister helfen.

Darum geht's: Vereine, Verbände, Mitgliederverwaltung, Datenschutz

Als Ehrenamtstätigkeit in Vereinen, Verbänden und Organisationen schwankt die Mitgliederverwaltung in ihrer Attraktivität zwischen Einkommensteuererklärung und Kaffeekränzchen bei der Schwiegermutter. Viele Vereine beauftragen deshalb einen externen Dienstleister. Für wen ist das wirklich sinnvoll, welche Vorteile bringt es und worauf kommt es dabei an?

Haben Sie schon einmal erlebt, dass es bei der Mitgliederversammlung Ihres Vereins zu einem begeisterten Sturm der „Hier!“-Rufe kommt, wenn die Wahl des neuen Kassenwarts ansteht? Die Erfahrung ist eine andere: Steht bei Tagesordnungspunkt 7 „Kassenwart“, leeren sich gegen Ende von TOP 6 die Stuhlreihen, weil die Vereinsmitglieder – getrieben durch einen wundersamen kollektiven Harndrang – den Sitzungsraum verlassen.

Der Grund liegt auf der Hand. Der Vereinsverwalter tritt eigentlich nur dann in Erscheinung, wenn etwas schiefgelaufen ist. Er trägt eine große Verantwortung, muss die Gesetze, das Steuerrecht, den Datenschutz und vor allem das Wohl und die Interessen der Vereinsmitglieder und des Vorstands im stetigen Blick haben. Ein positives Feedback ist selten, kein Wunder, dass die Vereinsverwaltung auf der Beliebtheitsskala ein trauriges Dasein auf abgeschlagenem Posten fristet.

Vielfältige Gründe der Auslagerung

Viele Vereine, Verbände und Organisationen beauftragen für die Verwaltungstätigkeiten einen externen Dienstleister, mittlere und auch große, wie wir sehen werden. Für die komplette oder Teilauslagerung der Vereinsverwaltung nennen sie verschiedene Gründe. Auch die Personalsituation kann ausschlaggebend sein.

Eine komplette Auslagerung der Mitgliederverwaltung ist für den hannoverschen Verein „MEHR Aktion! für Kinder und Jugend e.V.“ die beste Lösung. Der 9000 Mitglieder zählende Verein unterstützt 34 regionale Projekte, um Kinder und Jugendliche im karitativen, medizinischen und sozialen Bereich zu unterstützen. Es gibt genau zwei Verantwortliche für die Realisierung der Projekte. Für die vielfältigen und aufwendigen Verwaltungsaufgaben fehlt schlicht die Zeit. Seit 2005 verlässt sich der Verein auf einen externen Anbieter, der die Daten verwaltet, den Datenschutz garantiert, der vom telefonischen Spendenaufruf bis zur Reaktivierung im Sinne des Vereins tätig ist.

Finanzieller Nutzen

Heiko Schwarzfeld, Geschäftsführer vom „Tierschutzverein für Hannover und Umgegend“ e. V., sieht einen finanziellen Nutzen in der Auslagerung der Mitgliederverwaltung mit rund 12 000 Datensätzen. „Es wäre mindestens eine Halbtagskraft zu beschäftigen, es müssten die notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen und Software gekauft werden. Hinzu kommen Schulungs- und Fortbildungskosten, urlaubs- und krankheitsbedingte Ausfälle …“ Selbstverständlich kann sich der Geschäftsführer jederzeit über die Bewegungen in den Datensätzen ein Bild verschaffen und hat Einsicht in die Datenbank. „Der persönliche Kontakt zu den Vereinsmitgliedern bleibt bestehen. Wenn beispielsweise eine Spende eingeht, kann ich mich umgehend im Namen des Tierschutzvereins bedanken.“

Mehr persönlicher Kontakt

Der Förderverein der DRF Luftrettung – die DRF Luftrettung gilt als eine der führenden Luftrettungsorganisationen in Europa und flog allein im letzten Jahr 38 000 Einsätze – hat einen Teilbereich der Mitgliederverwaltung an einen externen Dienstleister ausgelagert. Für den rund 386 000 Fördermitglieder zählenden Förderverein übernimmt die KomServ GmbH (sie ist auch der Dienstleister der beiden oben genannten Vereine) seit 2009 die Antragserfassung.

3000 bis 4000 Datensätze werden pro Monat in das System eingegeben, also rund 40 000 pro Jahr. Jedes neue Mitglied wird persönlich im Telefonat kontaktiert, um die einzugebenden Daten zu überprüfen, die Bankdaten zu verifizieren und für die Mitgliedschaft zu danken. Theresia Kneschke, Leiterin des Fördervereins, sieht in dieser Vorgehensweise auch den Vorteil, dass sich die Fördermitglieder an einen persönlichen telefonischen Kontakt gewöhnen. Und das positive Feedback beweist, dass das Gespräch bei fast allen gut ankommt.

Möglichkeiten individueller Angebote

Die Auslagerung eines Teils oder der gesamten Mitgliederverwaltung kann aus unterschiedlichen Gründen sinnvoll sein. Sich mehrere Angebote einzuholen, ist sicherlich ratsam. Ein guter Dienstleister garantiert die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, kann auf die spezifischen Wünsche und Vorstellungen des Vereins eingehen und ein faires, individuelles Angebot machen.

So könnte bei der nächsten Mitgliederversammlung der Tagesordnungspunkt 7 zukünftig direkt „Vergnügungsausschuss“ heißen. Dann bleiben auch alle.

Text: Anja Knäpper, Martin Gietzold
Foto: TimDavidCollection/AdobeStock

Der Artikel ist in der Ausgabe 2/2018 des Fundraiser-Magazins erschienen.

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