Mit echten Unterschriften punkten: Mailings mit Schreibroboter

Schreibroboter macht Mailings erfolgreicher
Dank des Schreibroboters war zwar der Aufwand, aber auch die Spendenbereitschaft höher.

Darum geht's: Fundraising, Mailing, Spenden, Kinderhospiz Mitteldeutschland, Schreibroboter

Mailings sind nach wie vor nicht aus der Spendenakquise wegzudenken. Doch in der Masse droht manch unpersönlicher Brief unterzugehen. Eine gute Idee sind in diesem Fall z.B. handgeschriebene Anreden und Unterschriften. Die Herausforderung dabei: das Mailing trotz Mehraufwand pünktlich zu versenden. Was bringt in diesem Fall ein Schreibroboter?

Mailings unterstützen den Fundraiser planbar in seiner Spendenakquise. Nach wie vor ist der persönlich adressierte Brief laut „GfK Charity Scope“ mit über 20 Prozent nach der Dauerspende der erfolgreichste Spendenanstoß. Wie kann man diesen persönlichen Brief noch erfolgreicher machen? Diese Frage war Ausgangspunkt einer Überlegung des Trägervereins des Kinderhospizes Mitteldeutschland in Tambach-Dietharz. In diesem Verein steht die „ganz persönliche Schiene“ schon seit einiger Zeit im Vordergrund. Handgeschriebene Anreden und Unterschriften wurden in langwierigen Aktionen in den Brief integriert. Ein Zeitaufwand, der oft dafür sorgte, dass das Mailing zu spät versendet wurde.

Persönlicher Touch erfolgreich

Dennoch gab der Erfolg der Idee recht, den üblichen Brief auf diese Weise zu veredeln. Doch wie könnte man trotz dieses Aufwands die Briefe pünktlich versenden? Die Zeitschiene für ein Mailing ist von der Vorbereitung im Layout, Text, Druck und in der anschließenden Personalisierung ja eng getaktet.

Als Testzielgruppe wurden 14 000 Firmenadressen ausgewählt, davon 5000 warme Spenderadressen. Der Rest wurde von der Deutschen Post als Kaltadressen gemietet. Thema des Mailings war „Spenden statt Geschenke“. Die Firmen sollten das Budget, das für Weihnachtsgeschenke geplant war, an das Kinderhospiz spenden. Dazu war eine Auflieferung Anfang Oktober notwendig, da später mutmaßlich die Ausgaben für Weihnachtspräsente bereits getätigt waren.

Handschriftliche Unterschrift vom Geschäftsführer

Inhalt des Mailings waren ein Anschreiben, ein Folder mit Überweisungsträger und Formular für die Dauerspende und ein Folder, in dem die Ziele, Ansprechpartner und Statements von Firmen nachzulesen sind.

Nachdem Layout und Text erstellt waren und alles im Offset vorgedruckt war, erfolgte die Adressierung in diesem Fall digital auf dem Anschreiben. Das war nötig, um eine Nachverfolgung per „PremiumAdress“ zu ermöglichen. Anrede und Originalunterschrift des Geschäftsführers sollten wieder handschriftlich eingefügt werden.

Schreibroboter im Einsatz

Da die Postauflieferung an einem Fixtermin erfolgen sollte, war für 14 000 Briefe nur sechs Arbeitstage Zeit. Und das unter Einhaltung der Postsortierung!

Für die Unterschrift und Anrede wurde erstmals ein Handschriftensystem der Signascript Deutschland GmbH & Co. KG verwendet. Dieser „Schreibroboter“ kann mit Füller, Kugelschreiber oder Bleistift automatisch Anrede und Unterschrift an die gewünschten Stellen schreiben. Zuvor wird die Originalunterschrift übernommen und in eine Software umgewandelt. Über die Übernahme der Unterschrift wird für jeden Auftrag eine neue Vereinbarung gegen Datenmissbrauch getroffen. Für die richtige Anrede wird dieselbe Excel-Tabelle benutzt wie für die Adressierung, um die Postsortierung zu gewährleisten.

Erhöhte Spendenbereitschaft durch Mehraufwand

Die Spannung nach der Postauflieferung Anfang Oktober war groß: Würde das Ergebnis in diesem Jahr besser ausfallen? Im Jahr zuvor hatte das Mailing einen Return on Investment (RoI) von vier gebracht, was schon großartig war. Bei dieser Aktion waren die Kosten höher, da die automatischen Handschriften dazukamen. Die Auswertung ergab einen RoI von fünf. Ein Erfolg, der deutlich zeigt: Ein paar kleine Besonderheiten und der richtige Aussende-Zeitpunkt erhöhen die Spendenbereitschaft ungemein. Von der Zeitersparnis ganz zu schweigen.

Wertsteigernde Möglichkeit

Natürlich ist immer die Zielgruppe zu bedenken. Solch eine Handschriftenpersonalisierung ist kostenintensiver als nur ein Digitaleindruck und eignet sich daher eher nicht für den Privatspender. Denn dort sind die Spendensummen ganz anders klassifiziert. Aber für Zielgruppen, von denen höhere Beträge erwartet werden können, entweder, weil sie vermögender sind oder weil es sich um Firmen handelt, ist dies eine wertsteigernde Möglichkeit.

Text: Alexandra Sievert-Heidemann/Stephan Masch
Foto: Johannes Schulz

Der Artikel ist in der Ausgabe 4/2017 des Fundraiser-Magazins erschienen.

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