Kennzahlen und Benchmarks – keine Angst vor Vergleichen

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Aktuelle Zahlen können Non-Profit-Organisationen als Orientierung bei externen Vergleichen dienen. Aber welche sind sinnvoll und wo gibt es aussagefähige Daten, die NPO nutzen können? Sara Stühlinger vom Center for Philanthropy Studies (CEPS) an der Uni Basel erklärt am Beispiel der Schweiz, welche Kennzahlen relevant sind, wo man sie findet und wie sie interpretiert werden.

Non-Profit-Organisationen (NPO) können sich auf verschiedene Arten vergleichen. Der Ist-Ist-Vergleich stellt die aktuellen Werte in Bezug zu den Vorjahreswerten. Der Soll-Ist-Vergleich überprüft, ob die aktuellen und die geplanten Größen übereinstimmen. Neben dieser internen Analyse kann sich eine Organisation mit einem Benchmark, einem anerkannten Maßstab, vergleichen. Im Gegensatz zu For-Profit-Unternehmen, für welche eine ganze Reihe von solchen Kennzahlvergleichen bestehen, sind diese für NPOs noch immer wenig verbreitet.

Aktuelle Zahlen im „Jahrbuch der Hilfswerke“

Um überhaupt vergleichbare Zahlen erfassen zu können, braucht es eine einheitliche Darstellungsform. Seit 2003 besteht in der Schweiz ein spezifischer Rechnungslegungsstandard für gemeinnützige NPOs. Dessen Anwendung wird zum Beispiel vorausgesetzt, um das Gütesiegel der Zewo, der schweizerischen Zertifizierungsstelle für gemeinnützige NPOs, zu erhalten. Die rund 500 zertifizierten Organisationen liefern somit eine Datengrundlage, um einen Benchmark zu erstellen. Die aktuellen Finanzzahlen Zewo-zertifizierter Organisationen werden jeweils im Dezember im „Jahrbuch der Hilfswerke“ veröffentlicht.

In einem ersten Schritt wird untersucht, welche Informationen im Internet zu den Organisationen auffindbar sind. Das geschieht anhand des Jahres 2017. In diesem Jahr konnte bei 363 von 497 Organisationen eine vollständige Jahresrechnung heruntergeladen werden. Auf dieser Grundlage werden anschließend mehrere NPO-spezifische Kennzahlen berechnet sowie die Vermögensanlage analysiert.

Relevante Kennzahlen

Wichtige Kennzahlen für NPO sind die Administrations- und Reservequote. Die Reservequote setzt das Organisationskapital ins Verhältnis zum Jahresaufwand. Multipliziert man das Ergebnis mit zwölf, erhält man die Anzahl der Monate, in der die Organisation mit eigenen Mitteln eigene Tätigkeiten finanzieren könnte, wenn keine neuen Erträge der Organisation zufließen würden. Die Kennzahl gibt somit Auskunft darüber, wie sicher eine Organisation aufgestellt ist. Im Durchschnitt hatten die untersuchten Organisationen im Jahr 2017 Reserven in Höhe von 15,5 Monaten. Diese Kennzahl ist jedoch durch einige Organisationen verzerrt, die sehr hohe Reserven haben, denn 50 Prozent der Organisationen haben eine Reservequote von weniger als 7,7 Monate.

Die Administrationsquote berechnet sich aus dem Verhältnis der Aufwendungen für administrative Zwecke im Verhältnis zum Jahresaufwand. Neben dem Administrationsaufwand wird häufig separat der Fundraisingaufwand ermittelt. Die Einteilung in die dafür vorgesehenen drei Kategorien ist jedoch nicht ganz einfach. Die Zewo hat hierfür eine eigene Methode entwickelt, die von allen Organisationen angewendet werden sollte. Dennoch konnten nur bei 148 Organisationen Angaben dazu gefunden werden (siehe Grafik).

Durchschnittlich gibt eine Organisation 81,4 Prozent für Projekte, 11,8 Prozent für Administratives und 6,8 Prozent für Fundraising aus. Die Analyse der 148 Organisationen bietet jedoch weitere Erkenntnisse. Es erstaunt nicht, dass größere Organisationen einen geringeren Anteil an Administrationsaufwand ausweisen, da sie von Skaleneffekten profitieren. Jedoch geben Organisationen mit einem Betriebsaufwand von über einer Million prozentual mehr für Fundraising aus.

Jahrbuch als Vergleichsinstrument

Das „Jahrbuch der Hilfswerke“ kann für 2017 kostenlos im Internet heruntergeladen werden. Für das Jahr 2018 liegt das Jahrbuch inzwischen ebenfalls online vor.

Es bietet NPOs somit eine Informationsquelle, um sich mit anderen Organisationen zu vergleichen. Eine zweite Orientierungsmöglichkeit sind Richtwerte und Empfehlungen von Zertifizierungsorganisationen. Die Zewo empfiehlt für die oben beschriebene Reservequote einen Bereich zwischen 3 und 18 Monaten. Für die Fundraisingquote liegt der Grenzwert bei 25 Prozent und für die Summe aus Fundraising- plus Administrationsquote bei 35 Prozent. Eine kürzlich durchgeführte Studie zeigt, dass auch in vielen weiteren Ländern ähnlich hohe Administrationsquoten empfohlen werden.

Starre Grenzwerte: ja oder nein?

Ob starre Grenzwerte für NPOs sinnvoll sind, kann in Frage gestellt werden. Eine Empfehlung, an der sich NPOs orientieren können, scheint jedoch sinnvoll. Denn das Finanzmanagement in NPOs ist komplex und eine Orientierungshilfe sinnvoll. Ein starrer Grenzwert berücksichtigt hingegen zu wenig dessen Komplexität, die insbesondere dadurch entsteht, dass die Finanzen bei NPOs nur Mittel zum Zweck sind. Dennoch ist es sicher empfehlenswert, diese Kennzahlen zu berechnen und sich dem Vergleich zu stellen.

Text: Sara Stühlinger
Foto: Pixabay/AbsolutVision

Der Artikel ist in der Ausgabe 1/2019 des Fundraiser-Magazins erschienen.