Erfolgreich einen Workshop organisieren – so geht’s

Darum geht's: Workshop, Fortbildung, Moderation, NPO

Ob Ehrenamtliche, Angestellte oder Honorarkräfte – gelegentlich sollten sich alle Mitstreiter einer Non-Profit-Organisation zusammensetzen, um über neue Strategien nachzudenken und kommende Projekte zu planen. Damit der Workshop gelingt, kommt es auf drei Dinge an. Kommunikationsprofis erklären, welche das sind und was man tun kann, damit die Teilnehmer mitziehen.

Sich klarmachen, was man erreichen möchte – das ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Workshop. „Es hat keinen Sinn, wenn ich Themen erarbeite, mit denen hinterher niemand etwas anfangen kann“, sagt Andrea Lienhart. Seit bald 25 Jahren bietet die Trainerin Workshops, Fortbildungen und Inhouse-Seminare in großen Firmen an – mittlerweile mit einem Team aus 14 Mitarbeitern. „In einem Workshop geht es darum, etwas prozessorientiert und ergebnisoffen zu erarbeiten“, erklärt sie. Dafür ist es nötig, einige Dinge bereits im Vorfeld zu klären.

Grundlegende Fragen klären

Um sicherzustellen, dass auch alle Erwartungen erfüllt werden, sollte der Moderator Veranstalter und Teilnehmer fragen: Was wollt ihr in dem Workshop eigentlich erarbeiten? „Das ist im Grunde schon die halbe Miete“, sagt Caroline Schmidt-Gross, freie Seminarleiterin an der Akademie für Publizistik in Hamburg. „Am wichtigsten ist, dass am Ende etwas hängen bleibt.“ Damit das gelingt, müssen drei Faktoren stimmen: Inhalte, Zeitbudget und Teilnehmerzahl.

„Teilnehmen sollten so viele wie möglich und so wenige wie nötig“, sagt Lienhart. Ist die Gruppe zu groß, leidet die konstruktive Arbeit. Auf einen Moderator sollten nicht mehr als ein Dutzend Teilnehmer kommen, empfiehlt Schmidt-Gross. Sonst braucht es Untergruppen und einen zusätzlichen Trainer. Unerlässlich sind auch ein gutes Zeitmanagement und regelmäßige Pausen. „Oftmals ist man versucht, in einen Workshop-Tag möglichst viel hineinzupressen, um Zeit und Geld zu sparen.“ Doch das geht selten gut: „Man sollte das Programm auf keinen Fall überfrachten.“

Moderieren muss man können

Workshops können auch von den Mitarbeitern selbst organisiert werden. Doch ganz ohne Erfahrung geht es nicht. Eine gute Übung sei es, schon mal einen Elternabend zu moderieren oder eine Runde im Bekanntenkreis, rät Lienhart. Fehlt der Hintergrund, wie man einen Prozess moderiert, ist es besser, einen Profi dazu zu holen. Das gilt auch, wenn der Moderator zu stark in das Thema involviert ist: „Wenn es im Team knirscht und die Führungskraft selbst Teil der Kritik ist, braucht es einen externen Moderator.“ Bei der Suche nach einem kompetenten Trainer sollten Organisationen nicht nur auf den Tagessatz, sondern auch auf Referenzen achten. „Niemand tut sich einen Gefallen, wenn er einfach den billigsten nimmt.“

Schmidt-Gross würde die Organisation eines Workshops dagegen immer an einen externen Moderator delegieren. Auf diese Weise kämen frische Impulse ins Team. „Ich rate auch dazu, den Workshop nicht in den Räumen der Firma oder der Non-Profit-Organisation abzuhalten.“

Mögliche Ablenkungen ausschließen

Für einen freien Kopf ist es wichtig, aus der gewohnten Umgebung rauszukommen. Dann ist auch keiner der Teilnehmer versucht, zwischendurch noch Mails zu checken oder Telefonate zu führen. Auch Hilfsmittel wie Beamer oder Flipcharts sind in externen Seminarräumen meist bereits vorhanden.

Zu Beginn eines Workshops ist es wichtig, den Fahrplan darzulegen und Erwartungen abzufragen. Auf die Kennenlernrunde folgt der Einstieg ins Thema: „Ein persönlicher Einstieg ist immer gut“, rät Lienhart. Einfach mal erzählen: Wie geht es mir eigentlich damit? „Eine Geschichte zu erzählen, ist meist sehr viel aufschlussreicher als reine Zahlen, Daten oder Fakten.“ Wichtig ist es auch, für Abwechslung zu sorgen – etwa durch einen Wechsel der Medien, Methoden und Konstellationen, also auch mal eine Gruppen- oder Partnerarbeit einstreuen. Auch der Moderator selbst kann unterschiedlich agieren – stehen, sitzen oder die Stimme modulieren.

Auf die Teilnehmer eingehen

„Wenn ich merke, dass die Teilnehmer sehr reserviert sind, dann gehe ich erst mal davon aus, dass es aus ihrer Sicht gute Gründe dafür gibt“, sagt Lienhart. Die Trainerin schildert in solchen Situationen oft zuerst, was sie beobachtet und fragt dann nach den Ursachen. „Mitunter hat der Chef mit den Mitarbeitern schlicht nicht gesprochen, warum eine bestimmte Schulung nötig ist.“ Schließlich kennt ein guter Moderator immer auch ein paar Tricks, um ein passives Publikum aus der Reserve locken.

„Auf Spiele haben viele keine Lust, da fühlen sie sich nicht ernst genommen“, weiß Schmidt-Gross. „Das bedeutet aber nicht, dass der Raum abgedunkelt wird und man den Beamer einschaltet.“ Stattdessen setzt die Trainerin auf Gruppenarbeit, kleinere Aufgaben oder auch „einfach mal rausgehen“. Zum Einstieg bietet sich etwa eine Interviewrunde an: Dabei stellen je zwei Teilnehmer einander Fragen zum Thema oder zur Person. Auch das Smartphone lässt sich für kreative Übungen nutzen: „Das Handy ist ja heute gleichzeitig Diktiergerät und Videokamera.“ Damit lässt sich – vom Interview bis zum Kurzfilm – eine Menge machen.

In Bewegung bleiben

„Wenn die Teilnehmer in Bewegung sind, ist das immer eine gute Sache“, bestätigt Lienhart. Manchmal reiche schon der Arbeitsauftrag, nach der Mittagspause spazieren zu gehen und sich über eine bestimmte Frage zu unterhalten. Nach der Rückkehr können die Spaziergänger dann von ihrem Gespräch berichten. Eine andere Methode nennt sich kurz „glad/sad/mad“ und ist schnell umzusetzen. Die Aufgabe dabei: „Einfach einmal reihum formulieren, was mich glücklich, traurig oder wahnsinnig macht an meiner Arbeit oder an einem Projekt“, rät die Expertin. „Die Erkenntnisse sind oft erstaunlich.“

Text: Peter Neitzsch
Foto: AdobeStock/Robert Kneschke

Der Artikel ist in der Ausgabe 3/2018 des Fundraiser-Magazins erschienen.