Tablet oder Klemmbrett? Digitalisierung im F2F-Fundraising

Darum geht's: Face-to-Face-Fundraising, Digitalisierung, Save the Children

Analog oder digital? Beim Face-to-Face-Fundraising kommen immer häufiger Tablets zum Einsatz. Save the Children Deutschland setzt bereits auf die digitale Lösung. Befürworter setzen auf bessere Datensicherheit, geringeren Verwaltungsaufwand und ein besseres Follow-up für die neuen Spender. Warum der Fokus dennoch zu allererst auf den Mitarbeitern liegen sollte ...

Im vergangenen Jahr hat Save the Children Deutschland 18 000 neue Dauerspender via Face-to-Face-Fundraising (F2F) gewonnen; im laufenden Jahr sollen es 25 000 werden. Um dieses Ziel zu erreichen, setzen sie zum einen auf einen Mix aus dem eigenen Inhouse-F2F-Programm sowie die Unterstützung einer externen F2F-Agentur. Zum anderen werden die Daten der neuen Spender in den Fußgängerzonen jetzt mit Tablets digital erfasst.

Obwohl die hiesigen F2F-Agenturen und einige große Organisationen mit eigenen Inhouse-F2F-Programmen schon länger auf den Einsatz von Tablets setzen, hinkt Deutschland insgesamt im weltweiten Vergleich nach. Darum wundert sich Katharina Krokowski, Leiterin F2F-Fundraising bei Save the Children Deutschland, warum jetzt so ein kleiner Hype um die Digitalisierung des F2F-Fundraisings entsteht. Im internen, weltweiten Save-the-Children-Netzwerk ist sie eine sehr gern gesehene Expertin, da die deutsche Sektion mit ihrem Inhouse-Programm zu den Vorreitern gehört. Dass hier allerdings lange noch auf Papierformulare gesetzt wurde, konnten viele der weltweiten Kollegen nicht verstehen. Doch Augen auf beim Gang durch die Fußgängerzonen: Immer wieder wird man von Campaignern oder Dialogern angesprochen, teils für sehr große Organisationen im Einsatz, ausgerüstet mit Klemmbrett, Stift und Papier.

Fokus nicht auf Digitalisierung legen

Der Beschluss, auf Tablets umzusteigen, stand bei Save the Children Deutschland schon länger fest, erzählt Katharina Krokowski. Es habe hauptsächlich an fehlenden Ressourcen gelegen – in erster Linie Zeit –, um die Umstellung durchzuführen. An die Gewinnung von Dauerspendern via F2F sind viele weitere Systeme, Strukturen und Abläufe angedockt. Diese Anpassungen brauchen Zeit. Fragen, die in diesem Prozess beantwortet werden müssen: Wie kommen beispielsweise die Daten vom Tablet in die Datenbank, wie werden sie wohin weitergegeben, wie weiterverarbeitet? Welche Bedankungen und Bestätigungen werden wann und über welchen Kanal verschickt? Wie werden die neuen Spender in die Donor Journey eingegliedert?

Der Fokus für erfolgreiches F2F-Fundraising sollte allerdings nicht auf der Digitalisierung liegen, ist sich Katharina Krokowski sicher. „Bevor ein Tablet-Prozess aufgesetzt wird, sollte der Fokus vor allem auf guten Mitarbeitern liegen, auf Themen wie Team-Spirit, Schulungen, Wachstum, Strukturen schaffen.“ Und sie fügt hinzu: „Ein Tablet führt das Gespräch eben nicht alleine.“

Vorteile liegen auf der Hand

Die Vorteile von digitalem F2F-Fundraising liegen für Katharina Krokowski klar auf der Hand. Ihre Aufzählung beginnt mit der Datensicherheit. Früher mussten Papierbögen quer durch Deutschland geschickt oder gefahren werden, um sie an einem Ort zu erfassen. Heute sind die Daten in Echtzeit im System, SSL-verschlüsselt über Server in Deutschland. Die im Mai 2018 inkrafttretende EU-Datenschutz-Grundverordnung wird schon heute erfüllt.

Weitere Vorteile sieht Krokowski in geringerem Verwaltungsaufwand sowie im Follow-up für die neu gewonnenen Spender. Ihnen wird jetzt in Echtzeit mit einer SMS gedankt, die Daten und der Dauerauftrag werden via E-Mail bestätigt. Durch die umgehende Verarbeitung der Daten können die ersten Einzüge von Dauerspenden schneller stattfinden. Die daraus resultierenden Mehr-Einnahmen lassen sich durch ein einfaches Rechenbeispiel darstellen: Die Datenverarbeitung vom Papier in die verschiedenen Systeme kann erfahrungsgemäß zwischen drei und sechs Wochen dauern. Die digitale Verarbeitung läuft in Echtzeit, theoretisch kann der erste Einzug also bereits am Folgetag durchgeführt werden. Durch die Digitalisierung kann aufs Jahr hochgerechnet also mindestens ein Einzug mehr stattfinden bei monatlichen Dauerspendern. Wenn also von 10 000 neuen Dauerspendern die Hälfte einen monatlichen Einzug von fünf Euro hat, können von diesen 5000 Personen aufs Jahr hochgerechnet 25 000 Euro Mehreinnahmen auf dem Spendenkonto verbucht werden.

Ausgedruckte Formulare für den Notfall

Einen weiteren Vorteil der Digitalisierung sieht Katharina Krokowski im Management der F2F-Kampagnen. Von ihrem Büro in Berlin aus kann sie in Echtzeit mitverfolgen, wie die Teams und einzelne Campaigner auf den Straßen gerade arbeiten – egal an welchem Standort, ob Kiel oder Freiburg. Sie weiß, was gerade passiert, wer wie viele Neuspender gewinnt, und in welcher Qualität. „Dadurch kann ich die Betreuung der Mitarbeitenden auf der Straße viel besser steuern.“

Eine Sorge hatte Katharina Krokowski: Wie würde der Auftritt mit Tablets in den Innenstädten bei potenziellen Spendern ankommen? Zwar war sie sich bewusst, dass „man heutzutage ja kaum mehr Sushi essen gehen kann, ohne mit einem Tablet konfrontiert zu werden, mit dem man seine Bestellung aufgibt.“ Doch die Sorge blieb – wenn auch nur kurzzeitig. Denn negative Reaktionen habe es bisher fast gar nicht gegeben. In seltenen Ausnahmen gibt es noch Menschen, die auf keinen Fall ihre Daten irgendwo im Internet oder digital erfasst haben möchten. Für diese liegen auch sicherheitshalber noch immer ein paar ausgedruckte Formulare parat.    

Text: Jan Uekermann
Foto: PR

Der Artikel ist in der Ausgabe 6/2017 des Fundraiser-Magazins erschienen.