Meetings richtig vorbereiten – so geht’s

So werden Meetings spannend

Wer bei Meetings immer nur zuhören muss, dem fallen irgendwann die Augen zu. Um gute Ergebnisse zu erzielen, muss eine Team-Besprechung anregend gestaltet sein. In der Reihe „Non-Profit-Ratgeber für Einsteiger“ erklären wir, wie Konferenzen spannend werden.

Manche Meetings ziehen sich in die Länge wie Kaugummi am Schuh, stellt der Blogger Jochen Mai fest. Bei durchschnittlich sieben Meetings pro Woche verbringen einige Mitarbeiter fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Konferenzen oder bereiten diese vor. Produktiv ist das selten: „Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet, wissen nicht, was auf der Agenda steht oder was genau sie jetzt gleich erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab.“ Der Gründer und Herausgeber der „Karrierebibel“ rät daher zu einem radikalen Schritt: eine schlecht vorbereitete Konferenz sofort abbrechen.

Doch so weit muss es nicht kommen: „Wenn die Vorbereitungen gründlich und rechtzeitig erfolgen, dann wird auch das Meeting spannend und zielorientiert“, sagt Anita Bischof. Die Trainerin und Unternehmensberaterin hat ein Ratgeberbuch geschrieben, wie Besprechungen erfolgreich geplant und moderiert werden können. Sie sagt: „Dazu gehört es auch, dass man sich im Vorfeld überlegt, was das Ziel des Treffens ist.“ Geht es um Information, um Diskussion oder um eine Entscheidung – oder handelt es sich um eine Mischform?

„Das Ergebnis der Vorbereitung ist eine klare Agenda“, betont Bischof, die selbst über mehrjährige Erfahrung in der Führung von Mitarbeitern verfügt. Was sind die Themen? Wer ist dafür verantwortlich? Und wie lange wollen wir uns mit einem Thema befassen? „Bei einer reinen Infoveranstaltung steigen die Teilnehmer irgendwann aus.“ Deshalb sollten solche Meetings möglichst kurz gehalten werden. Wenn das Thema so umfangreich ist, dass es sich nicht unter einer Stunde behandeln lässt, sollte es in Blöcke untergliedert werden.

Der ehemalige Wirtschaftsjournalist Mai verrät noch einen simplen Trick: „Einfach die Stühle weglassen. Durch das ständige Stehen haben die Teilnehmer automatisch weniger Interesse daran, dass sich die Ex-Sitzung unnötig in die Länge zieht.“ Die Idee dahinter: Wer die Zeit begrenzt, zwingt die Konferenzteilnehmer, sich zu fokussieren. Wichtig sei auch der Auftakt eines Meetings: So könne der Chef mit einer ungewöhnlichen Frage seine Mitarbeiter aus dem Denktrott befreien. „Beginnt er erst einmal mit einem Rüffel, wird sich anschließend kaum noch jemand engagieren wollen.“

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Meeting abwechslungsreicher zu gestalten, bestätigt Bischof. So muss nicht immer der Chef die Konferenz moderieren: „Jedes Meeting braucht einen Moderator und einen Protokollführer, aber diese Rollen können auch rotieren.“ Einzelne Punkte der Agenda könnten von unterschiedlichen Kollegen moderiert werden. Damit das gelingt, müssen die Mitarbeiter allerdings schon im Vorfeld einbezogen werden: „Die Teilnehmer müssen aktiviert werden, dann bereiten sich alle ganz anders auf das Treffen vor.“

Blogger Mai rät ebenfalls dazu, die Teilnehmer einer Konferenz gezielt einzubinden. Schweigende Kollegen sollten bewusst angesprochen und nach ihrer Meinung gefragt werden: „Wenn keine Diskussionen während der Besprechung stattfinden, war das Meeting sehr wahrscheinlich unnötig.“ Dabei kann es auch helfen, einmal auf die übliche Powerpoint-Präsentation zu verzichten. Zu einer offenen Diskussion gehört aber auch, dass neue Ideen nicht gleich zerrissen werden: „Vorgesetzten muss widersprochen werden können, wenn deren Meinung nicht geteilt wird.“
Gerade bei großen Gruppen besteht immer auch ein Hierarchie-Gefälle. „Wenn die Teilnehmer dann sehr zurückhaltend sind, kann man zu Tricks greifen“, erklärt Bischof. Jeden aufschreiben lassen, was er denkt, ist so eine Methode. Das Aufgeschriebene wird dann vorgelesen und diskutiert.

„Eine andere Möglichkeit besteht darin, Arbeitsgruppen zu bilden und ein Problem im kleinen Kreis zu diskutieren.“ Die Untergruppe stellt ihr Ergebnis dann wiederum im Plenum vor. „Manchmal kann auch ein externer Moderator helfen, die Debatte zu strukturieren.“ Zum Beispiel wenn der Chef selbst von der Diskussion betroffen ist. „Die Ergebnisse sollten in derselben Struktur wie die Agenda festgehalten werden“, rät die Expertin. In der Regel reicht ein Ergebnisprotokoll dafür völlig aus. Ein ausführlicheres Verlaufsprotokoll empfiehlt Bischof nur in Ausnahmefällen. Eines jedoch steht fest: Erst die richtige Nachbereitung stellt sicher, dass die erfolgreiche Team-Besprechung keine Eintagsfliege bleibt: „Um langfristig befriedigende Meetings zu haben, müssen Entscheidungen dokumentiert werden.“

Link-Tipp:
www.karrierebibel.de

Literatur-Tipp:
Anita Bischof, Klaus Bischof, Andreas Edmüller, Thomas Wilhelm: Meetings planen und moderieren. Haufe TaschenGuide 2012. ISBN 978-3-648028-69-8. 256 Seiten. [D] 8,95 €, [A] 9,20 €, 12,90 CHF.

Text: Peter Neitzsch, Foto: Rawpixel.com/AdobeStock

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